Hướng dẫn cách chọn trung tâm hội nghị tiết kiệm chi phí

28 Tháng Mười Hai 2017

Bạn muốn thuê một trung tâm hội nghị, nhưng làm thế nào để có một mức chi phí hợp lý nhất khi doanh nghiệp của bạn còn rất nhiều khoản phải đầu tư. Dưới đây kogian.com sẽ giới thiệu đến các bạn cách tiết kiệm chi phí tối đa khi thuê trung tâm hội nghị. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé!

1. Phân chia ngân sách cụ thể khi thuê trung tâm hội nghị

Trước khi tiến hành thuê trung tâm hội nghị, bạn cần xây dựng cho mình một bảng phân chi ngân sách cụ thể cho từng hoạt động như địa điểm cho thuê trung tâm hội nghị, thuê đạo cụ, quà tặng, thuê nguồn nhân lực… Sự phân chia rõ ràng này giúp bạn có thể hoạch định được ngân sách và thực hiện nó một cách chính xác và không bị thất thoát đáng tiếc trong khâu tổ chức.

Lên kế hoạch ngay từ đầu giúp bạn bám sát được các khoản chi phí

2. Chọn địa điểm dễ tìm kiếm

Địa điểm tổ chức hội nghị diễn ra tốt nhất ở nơi dễ tìm kiếm điều này đồng nghĩa với việc địa điểm này được nhiều người biết đến, nằm ở trên những tuyến phố lớn. Bên cạnh đó, bạn hãy căn cứ vào lượng khác mời, mục tiêu hội nghị sẽ diễn ra để lựa chọn được địa điểm cho thuê hội nghị phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

Ví dụ như hội nghị tri ân khách hàng công ty thì bạn có thể tìm đến những trung tâm hội nghị lớn nhỏ khác nhau. Còn hội nghị triển khai các văn bản pháp luật thì nên chọn những hội trường, khán phòng được cho thích hợp hơn cả.

Lựa chọn địa điểm phù hợp cũng là cách vừa tiết kiệm chi phí, lại vừa tạo ấn tượng với khách mời tham dự. Không cần quá sa hoa, tráng lệ, cũng không nên quá "nghèo nàn" thô sơ. Hãy chọn cho buổi tổ chức hội thảo một không gian đầy đủ tiện nghi, vật chất kỹ thuật tốt và thái độ phục vụ tận tâm chu đáo. Như vậy là bạn đã góp phần tạo nên thành công cho buổi lễ ý nghĩa này.

3. Chọn nơi tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Để tiết kiệm chi phí cũng như mang đến buổi hội thảo, hội nghị thành công tốt đẹp bạn nên chọn những trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Bởi vì, tại đây ngoài cơ sở vật chất, phương tiện kĩ thuật hiện đại được đầu tư kỹ lưỡng thì thái độ phụ vu của nhân viên cũng chuyên nghiệp và chu đáo hơn.

Đừng bao giờ tìm đến những nơi cho thuê phòng họp hoạt động không rõ mục đích, hoạt động một cách chung chung. Bởi nơi đây tìm ẩn rất nhiều nguy cơ khiến bạn vừa tốn tiền cho tổ chức hội nghị lại vừa không có được dịch vụ chất lượng theo ý muốn. Lúc này, hậu quả chắc bạn cũng đã biết!

4. Chọn thức ăn đồ uống theo mùa

Nên chọn đồ uống theo mùa khi tham dự hội thảo

 

Hội nghị ngoài chương trình, lễ lộc,...thì tổ chức ăn uống vui chơi cũng là điều tất nhiên. Muốn hạn chế tối đa chi phí chi cho đồ ăn thức uống, bạn nên chọn những thực đơn là những món ăn phổ biến, hợp với khẩu vị của nhiều người và theo mùa. Vì sao lại vậy? Tất nhiên, những món ăn loại này rẻ hơn so với những món độc, lạ khác. Chẳng hạn như, mùa hè bạn có thể chọn các loại trái cây tráng miệng như vải, dưa hấu, nho,...Trong khi đó, vào mùa đông, bạn hoàn toàn có thể thay thế bằng những loại bánh ngọt.

Về đồ uống, bạn cũng nên hạn chế những đồ uống cao cấp, đồ uống hạng sang. Thay vào đó là những loại đồ uống có chi phí vừa phải nhưng vẫn đem lại cảm giác ngon miệng cho khách mời. Đừng quên nước lọc trong suốt quá trình diễn ra buổi hội nghị. Quan trọng nhất là bạn chọn được đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, giá rẻ.

Chúc bạn chọn được trung tâm hội nghị uy tín, chất lượng và có giá cả phải chăng.

 

Để lại bình luận của bạn